メールに関する仕事の効率化

昨日に引き続き仕事の話です。

大半のビジネスパーソンにとってメールは必需品であり、管理職であればメールの対応で半日以上費やす方も多いでしょう。

世界一管理職の多い国であるイギリスで働く知人の場合、毎日およそ200通のメールを捌いています。(捌くとは読むだけではなく、部下に指示や相手に返信することを指します。)

電話と異なりメールは文書として残りますので、立場や職務によっては電話で済ませられる内容でも一々メールを記録文書として残す、あるいはメールを印刷して残すことが義務付けられていることもしばしばあります。

前置きが長くなってしまいましたかまだ、今回のタイトルにあるメールに関する仕事の効率化については以下の通りまとめられます。

  1. 電話で済ませられる要件は電話で済ます。
  2. メールなどで文書として残さなければならない場合は、タイピングの速度を上げる。
  3. 送受信メールのフォルダ分けを止める。
    1について、社内外全てに共通です。問い合わせのメールなど、説明や解説のメールに対しては電話の方が円滑に進むことが多いです。電話した上で、相手から「今の内容をメールでまとめて欲しい」などと言われたらメール対応すると良いでしょう。海外相手で言語の壁がある場合は努力が必要です。日本人は特にここが弱い印象を受けます。
    2について、特に年配者になるとタイピングの速度が遅い傾向にあります。メール対応が長い職務の方ほど、タイピングの練習をすると良いでしょう。意外とタイピングの速さを意識していない人は多いです。
    3について、送受信のメールを自分なりにフォルダ分けされている方は多いでしょう。相手ごと、案件ごと、などなど。これらは現在のメールシステムを考慮すると無駄な行為です。週に1時間はフォルダ分けに奔走している方の話を聞くと呆れてしまいます。全ての送受信メールは検索機能を使って一瞬で検索できますので、それを有効に使いましょう。私のメールフォルダには数十GBのメールが入っていますが、検索機能によって数年前の案件のメールでも直ぐに見返すことが可能です。相手の名前や会社名、題名やキーワードなどなど、検索ワードを工夫すればフォルダ分けは不要です。
    上述の効率化について、外資系である弊社ではある程度のガイドラインが固まっています。
    一方で、私が監査/審査している日本の会社ではそのようなガイドラインを見かけることがほとんどありません。
    メール対応に多くに時間を費やしている方は多いと思いますが、メールは簡単に効率化をできる仕事でもあります。
    日々のメール対応でお困りの方は、今回紹介しました効率化を試されてみてはいかがでしょうか。

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