仕事のメールの文体について

ブログの文体について書いたので、仕事メールにおける文体についても書きます。

ビジネスパーソンでメールを使用される方は、他人のメールから単語や言い回しを学ぶ機会があるのではないでしょうか。

日本は古くから礼儀作法を重んじるもので、メールについてもビジネス文章の書き方を指南した本が多く出版されています。同様にドイツやイギリスでもこのような指南本は数多く存在します。

畏まった挨拶に始まり、要件の起点から結論、終わりの挨拶まで、指南本では気をつけるべきことが非常に多く挙げられています。

私の持論では、外資系企業で働く以上、これらの知識は修得しておくべきと考えております。

ただし同時に、畏まらない文体も修得しておくべきです。

相手の文体に合わせて使い分けること、これが最も重要と考えます。

顕著な例を紹介します。

(a) ドイツ系のメール

日本の場合と完全に同じく、挨拶や、初めての相手には自社紹介から始まります。礼儀や敬意を示しながら要件を説明して、感謝の念でメールを締めます。要件に対して長いメールになります。

手紙の文化がそのままメールになった印象を受けます。

(b) シンガポール系のメール

初めての相手でも要件しか書きません。自社の情報はメール末尾の会社名や電話番号のみで、日本人目線では無礼とも取れるメールです。当然短いメールになります。

電話上の口語がそのままメールになった印象を受けます。

これらのメールを自分が受け取ったとして、(a)の相手に(b)のようなメールを、(b)の相手に(a)のようなメールを送るとどのように思われるでしょうか?きっと(a)は無礼と感じるでしょうし、(b)は無駄が多いと感じるでしょう。

日本国内においても同様なことが見受けられます。経験上、若い人ほど(a)のメール、年配ほど(b)のメールの文体を用いている傾向にあります。

年配の方が若い頃には電話上のコミュニケーションが主流でしたから、ビジネスメールの指南本などで文体を学ばない限りは、口語体の文体が残ってしまっているのでしょう。

ちなみに年配者の方が口語体を用いるという傾向は、ドイツやイギリスなども同様です。

私の場合は、もちろん上述のような文化や年代を理解しつつも、やはり無礼なメールには良い印象を受けません。

ですので、初めての相手にはまず(a)の文体を、相手の返信の内容や実際に会った際の印象を加味しながら、(a)寄りまたは(b)寄りの文体にシフトすると良いでしょう。

最後に(a)と(b)のメールをネタにした画像を見つけましたので貼り付けます。

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